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Pour la plupart des freelances, l’administration est une corvée. Heureusement, il existe des moyens d’en être rapidement quitte... Ces cinq conseils pourront vous aider.
Vous conservez tous vos reçus et factures dans une boîte en carton que vous ouvrez une fois par an pour faire votre déclaration d’impôts ? Alors vous faites partie de la majorité. Chez la plupart des gens, l’administration financière s’empile au fond d’un tiroir.
Ce n’est pas une bonne idée en soi, mais c’est surtout un problème pour les indépendants. Outre que la loi impose de tenir une administration financière, vous perdez certainement de l’argent en la négligeant. Voilà pourquoi vous finissez toujours par vous attaquer à contrecœur à vos papiers. Que faire pour venir à bout le plus rapidement possible de la corvée la plus impopulaire des indépendants ?
1. Investissez dans des applis et logiciels pratiques
Il existe de nombreux programmes et applications qui permettent aux freelances et petits indépendants de gagner beaucoup de temps dans leur administration. Ils permettent d’établir une offre ou une facture en un tournemain, et vos revenus et charges sont traités automatiquement via le compte professionnel. Certains programmes comptables sont payants au mois ou à l’année, mais vous pouvez essayer la plupart gratuitement, par exemple ClearBooks, Allegro ou QuickBooks.
2. Ne perdez pas de temps avec des tâches inutiles
Pourquoi écrire chaque fois un nouveau mail contenant le même message ? Il est plus facile de créer un modèle pour les mails que vous envoyez régulièrement, par exemple les premiers rappels de paiement amicaux. Il en va de même pour la saisie répétée de dépenses similaires, comme les factures mensuelles de téléphone. Il peut être plus facile de saisir quelque chose une seule fois et de le copier-coller ensuite.
3. Analysez votre propre comportement au travail
Pour déterminer à quelles tâches vous consacrez un temps inutile, vous devrez analyser votre propre comportement de travail. Comment avez-vous divisé votre journée de travail ? Combien de fois traînez-vous sur les réseaux sociaux alors que vous aviez prévu de vous occuper d’une facture ? Combien de fois vous arrive-t-il de décider de faire rapidement votre comptabilité entre d'autres tâches ?
Dès que vous aurez fait le point sur toutes ces questions, vous pourrez modifier votre comportement. De nombreux livres vous diront qu’il faut 21 jours pour mettre en place une nouvelle routine, mais c’est un mythe. Selon une étude récente du University College London, selon la personne et les circonstances, il faut en moyenne plus de deux mois pour modifier un comportement.
4. Créez-vous une nouvelle routine
Vous aimez peut-être la sensation de payer immédiatement chaque facture entrante. Mais chaque fois que vous archivez une facture et que vous effectuez un paiement en ligne, vous interrompez le reste de votre travail. Vous économiserez du temps en divisant votre semaine de travail en blocs. Pour éviter de devoir répéter plusieurs fois la même procédure au cours de la même semaine, vous pouvez prévoir une matinée par semaine pour exécuter tous vos paiements.
5. Cherchez un comptable qui se rembourse
Un bon comptable ne vous épargne pas seulement des ennuis et du temps, il vous rapporte aussi autant qu’il coûte. Il sait précisément où vous pouvez économiser de l'argent et fait en sorte que, dans les limites de la loi, vous deviez payer le moins d’impôts possible. Plus vous accomplirez de tâches administratives vous-même, moins vous devrez payer votre comptable.
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