Comment réussir l'onboarding des nouveaux employés

L’intégration des employés influence leurs premières impressions et leur engagement sur le long terme. Avant d’entrer dans les détails, voici un résumé de ce qu’implique un oboarding efficace.
En bref

• L’intégration commence avant le premier jour avec le pré-onboarding, en donnant le ton grâce à une communication claire et un accueil personnalisé.
• Une première journée bien organisée et un onboarding continu permettent aux nouvelles recrues de se sentir confiantes, connectées et parfaitement alignées avec les objectifs de l’entreprise.
• Mesurer le succès à travers les feedbacks, les enquêtes et les checklists favorise l’amélioration continue et une meilleure rétention des employés.
• Parmi les erreurs fréquentes : un manque de préparation, une mauvaise communication et le fait de considérer l’intégration comme un événement ponctuel.

Qu’est-ce que l'onboarding des employés ?

L’onboarding est le processus d’accueil d’un nouvel employé dans l’entreprise. Elle comprend des étapes qui l’aident à s’installer dans son rôle, à rencontrer l’équipe et à découvrir la culture et les objectifs de l’entreprise. L’onboarding n’est pas un événement d’un jour mais un processus intentionnel et prolongé qui aide les nouveaux employés à se sentir soutenus et prêts à contribuer. Bien que les RH jouent un rôle clé, la responsabilité est partagée par toute l’organisation : managers, chefs d’équipe et collègues contribuent à ce que les nouveaux arrivants se sentent connectés et confiants.
Le processus d’intégration peut faire ou défaire l’expérience employé. Nous avons récemment publié notre Guide sur l’Onboarding pour la Belgique, rempli d’informations, de données et d’outils pratiques pour les professionnels RH et les managers. Le guide explique les étapes clés et montre comment l’intégration peut soutenir la croissance de votre entreprise. Téléchargez-le ici.

Quelles sont les différentes phases d'onboarding ?

Une intégration réussie comporte généralement plusieurs phases. Chacune contribue à une transition fluide pour le nouvel employé.

Pré-onboarding

Le parcours d’intégration commence avant le premier jour. Un bon pré-onboarding permet aux nouveaux employés d’arriver informés, valorisés et motivés.

• Informations pratiques : Selon une étude de Michael Page, 85 % des employés récemment recrutés estiment essentiel de recevoir les détails de leur première journée à l’avance.
• Approche personnalisée : Envoyez un e-mail de bienvenue personnalisé ou un kit avec des documents de l’entreprise ou des plannings. Cela renforce le sentiment d’appartenance et l’enthousiasme.

Le premier jour

Le premier jour donne le ton pour l’expérience du nouvel employé. Il est crucial qu’il se sente inclus et confiant dans son choix.

• Défis : 82 % des nouvelles recrues déclarent qu’aucun événement n’a été organisé pour leur premier jour. 33 % ont envisagé de quitter l’entreprise après leur première journée.
• Solutions : Attribuez un buddy, préparez un agenda clair et organisez un petit événement de bienvenue. Ces gestes font une grande différence.

Onboarding

Cette phase repose sur les managers et les collègues, qui assurent un accompagnement continu et favorisent la création de liens.

• Connaissances pratiques : Partagez les objectifs de l’entreprise, les codes de conduite, l’éthique professionnelle et les outils logiciels.
• Développement personnel : Fixez des objectifs spécifiques au rôle et proposez du mentorat ou du coaching.
• Intégration sociale : Invitez les nouveaux employés aux événements, déjeuners d’équipe et rencontres informelles.
• Intégration à distance : 40 % des nouvelles recrues trouvent l’onboarding à distance moins efficace. Renforcez l’engagement avec des rencontres virtuelles, des buddies et des kits de bienvenue créatifs.

Selon Small Business Trends, le processus d’intégration dure en moyenne entre trois et six mois. Certaines entreprises prolongent au-delà pour assurer une intégration plus profonde et un succès durable.

Mesurer le succès et favoriser l’amélioration continue

Évaluer l’efficacité de l’intégration aide à créer un environnement favorable, réduit le turnover et accélère la contribution des nouvelles recrues. Cela permet aussi d’identifier ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré.

• Feedback : Demandez aux nouveaux employés leur avis et utilisez leurs retours pour renforcer le processus.
• Enquêtes : Évaluez la clarté, le soutien et l’intégration dans l’équipe.
• Checklist : Assurez-vous que chaque étape est suivie pour offrir une expérience cohérente.
• Amélioration continue : Exploitez les données recueillies pour ajuster et moderniser régulièrement le processus.

Comment aider les nouvelles recrues à réussir dès le premier jour ?

Les premières impressions comptent.  

Un quart des employés  des employés ont envisagé de partir après leur premier jour, et plus d’un quart estiment ne pas avoir reçu assez de soutien. Des erreurs comme envoyer des documents sans contexte ou traiter l’intégration comme une tâche ponctuelle peuvent laisser les nouveaux arrivants désorientés. Un processus clair et bien planifié évite ces problèmes et favorise l’engagement dès le départ.

Voici des conseils pratiques pour les managers :

• Soyez préparé : Configurez les outils, les accès et un agenda clair avant l’arrivée du collaborateur. Attribuez un buddy pour la première semaine.
• Créez du lien : Organisez des discussions informelles, des déjeuners d’équipe et des présentations sociales.
• Clarifiez les attentes : Définissez les objectifs dès le début et expliquez comment le rôle contribue au succès de l’équipe.
• Faites des points réguliers : Les feedbacks fréquents rassurent et permettent d’ajuster l’expérience.

Un plan d'onboarding structuré et réfléchi augmente la confiance, l’engagement et la rétention. Pour un guide complet, téléchargez notre Guide d’intégration. Il contient des stratégies et des données pour toutes les phases afin de bâtir un programme qui mène au succès à long terme.