Personal Assistant - German Only - Full remote

Votre rôle

En tant que Personal Assistant, vous assurez un soutien complet dans la gestion quotidienne des activités professionnelles et personnelles du dirigeant, en garantissant une organisation fluide, proactive et confidentielle.

Vos Responsabilités

• Gérer de manière proactive les agendas professionnels et privés des actionnaires et dirigeants, en assurant une coordination efficace des rendez-vous, réunions et déplacements.
• Organiser, préparer et coordonner les réunions du Conseil d'Administration ainsi que les réunions des différentes entités du groupe.
• Assister aux réunions stratégiques, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des actions décidées.
• Organiser les voyages professionnels et privés : réservation des transports, hébergements, préparation des itinéraires et accompagnement ponctuel des dirigeants lors de déplacements en Belgique et à l'international.
• Assurer le rôle d'interlocuteur privilégié entre les actionnaires, administrateurs, collaborateurs, partenaires externes et conseillers.
• Gérer les e-mails, appels, courriers et correspondances en garantissant un traitement efficace et confidentiel des demandes.
• Préparer des présentations, rapports, dossiers et divers documents administratifs ou stratégiques.
• Assurer le suivi administratif quotidien : gestion des paiements, factures, contrats, abonnements et autres documents importants.
• Coordonner les prestataires externes et veiller à la bonne exécution des services liés aux besoins professionnels et personnels des dirigeants.
• Organiser des événements professionnels et privés, en prenant en charge tous les aspects logistiques.
• Assurer le suivi de dossiers confidentiels et gérer les priorités avec discrétion, réactivité et sens du service.
• Apporter un soutien administratif global et intervenir sur des projets ponctuels afin de garantir le bon fonctionnement des activités tant professionnelles que privées.

Cette fonction requiert une excellente capacité d'organisation, un sens aigu de la confidentialité ainsi qu'une forte aptitude à anticiper les besoins et à gérer simultanément des responsabilités variées dans un environnement exigeant.